איך להפיק אירוע, מנצח?

הפקת אירוע הוא תהליך הבנוי מהרבה חלקים, מרכיבים ופעולות. מפיק האירוע הוא מעין מנצח על תזמורת, שתפקידו לדאוג לכל תפקיד ותפקיד ולהביא את הכל לכדי יצירה מגובשת אחידה ומוצלחת.

הפקת אירוע הוא תהליך הבנוי מהרבה חלקים, מרכיבים ופעולות. מפיק האירוע הוא מעין מנצח על תזמורת, שתפקידו לדאוג לכל תפקיד ותפקיד ולהביא את הכל לכדי יצירה מגובשת אחידה ומוצלחת. כאמור, תהליך ההפקה הינו מורכב ולא פשוט. על המפיק לדאוג שכל הצעדים המקדימים ננקטו והוגדרו כגון, הוצאת אישורים מהרשויות המקומיות, קביעת קונספט רעיוני לאירוע, יצירת קשר עם הספקים, במידה ויש צורך אישורים מהמשטרה, ארגון וניהול תקציב וזמנים, גיוס עובדים, האופן בו ישווק האירוע ועוד. הפקות אירועים בירושלים זה גידי ליס! 

בד בבד על המפיק לבקר ולהשגיח, שהצוותים עומדים ביעדים שנקבעו, הן מבחינת הזמן והן מבחינת הביצוע, ושאין חריגות מהתקציב שנקבע וכי ההפקה שומרת על כללי הבטיחות והתקנים הפורמאליים המנוסחים על פי חוק. בנוסף, שאלות רבות עולות טרם הוצאת האירוע אל הפועל. שאלות כגון: איזה במה לבנות, דרך קביעת הלוקיישן וכלה במוטיב האירוע. כמובן, כל אלה כפופים לאילוצים ביטחוניים, לתקציב מסוים העומד לרשות ההפקה ולתרבות הנורמטיבית של קהל היעד.

בהמשך לדברים אלו, יש לערוך מחקר היקפי לגבי סוג האנשים אשר ירכיבו את הקהל באירוע. על מנת לוודא את ההצלחה של אירוע, חשוב לבדוק מראש מי הם האנשים אשר יגיעו לאירוע, מהו טווח הגילאים הממוצע שלהם, מאילו רקעים הם מגיעים וכיוצא בזה. אנשים, אשר הפקת אירועים היא מקצוע עבורם, יודעים כי אירוע טוב נקבע לא מעט על ידי קהל המשתתפים באירוע, ולכן הם יעשו כמיטב יכולתם לבדוק את המאפיינים של הקהל ולהתאים את אופי האירוע לקהל.

 

אם כן, הפקת אירוע הינו מסע שלם. המפיק מפעיל צוות שלם של אנשים, ועליו לדאוג שתהליך ההפקה עובד, שיש תיאום בין גורמי ההפקה השונים, ושכולם עובדים ופועלים בתיאום ובמסגרת התקציבית שהוגדרה על ידי הלקוח - כמו מכונה אדירה שבו זמנית מבצעת הרבה פעולות קטנות, כמו גדולות, ושהצוות כל הזמן צמוד לתוכנית שנקבעה בתיק ההפקה.

יש כמה אלמנטים קלאסיים, שבדרך כלל באים לידי ביטוי בהפקות שונות ועוברים כחוט השני כמעט בכל סוגי ההפקה (מומלץ לרשום את הדברים): מיקום, עיצוב, קייטרינג, מוסיקה והגברה, תאורה, צילומי וידאו וסטילס, איפור וביגוד.

המיקום הוא קביעת הלוקיישן בו ייערך האירוע. מרכיב זה חשוב מאוד בהצלחה או בכישלון של אירוע. לוקיישן מוצלח יהיה נגיש לקהל היעד של האירוע, יספק לו חניה קרובה, במידה וצריך, ויספק את התנאים הטבעיים לגיבוש הקונספט, העיצוב וכולי. במילים אחרות, יש צורך להתאים את המקום על פי הצרכים הספציפיים של האירוע. למשל, האם מדובר באירוע מרובה משתתפים או שמא באירוע מצומצם? מהו קהל היעד של האירוע? האם יש אטרקציות מיוחדות אשר דורשות מיקום מסוים, כמו מקום פתוח או מקום סגור? וכן הלאה...

העיצוב הוא המוטיב הכולל של האירוע, והוא מחובר לרעיון הקונספט ולשורשים העמוקים שלו. לדוגמא, כאשר מדובר באירוע חתונה שהקונספט שלו מתקשר לצבע לבן, פריחה ושגשוג, המוטיב העיצובי שלו יהיה לבן עם נגיעות של צבעוניות פרחונית - ולכן יבוא לידי ביטוי בוויזואליות של האירוע.  

קייטרינג תלוי בהרבה גורמים כגון זמן האירוע, כמות האנשים והתקציב. במלאכת מחשבת של הפקת האירוע יש להתאים את האוכל לקונספט הכללי של האירוע. אירוע יינות יצריך ברים מפוזרים עם קייטרינג של אוכל קל בדגש על משפרי טעם כגון זיתים, מעט חריף ומלוחים. בנוסף, יש לבחון את הקהל המגיע לאירוע - האם מדובר בקהל דתי? חילוני, או השילוב של השניים. קייטרינג בחיפה

מוסיקה והגברה יהיו כפופים גם הם לרעיון הקונספט הכללי. בנושא זה יילקחו בחשבון פרמטרים כגון: האם מדובר באירוע תוסס ומסיבתי, או באירוע חברתי מעודן ושקט. המוסיקה תיבחר בהתאם לסוג החברה הפוקדת את האירוע. בנוסף, האם האירוע מצריך תקליטן או הרכב מוסיקלי שינגנו מוסיקה חיה, אשר יעניק ערך מוסף  לקונספט האירוע. שיקולים נוספים הם: עוצמת הווליום, בחירת שירים וכדומה.

תאורה, מעבר לשימוש הפונקציונאלי שלה בהארת המקום, היא קשורה באופן עמוק לרעיון העיצובי של האירוע. כלומר אם מדובר באירוע עדין ורומנטי, התאורה תלך בעקבות העיצוב הכללי ותעצים אותו בעזרת צבעים חמים ובשפיכת אור במיקומים אסטרטגיים. אם מדובר באירוע מסיבתי ותוסס יותר, התאורה תבזיק בפליקרים והצבעים יהיו קרים, נועזים ורעשניים.

צילומי וידאו וסטילס באירוע הוא נושא הדורש מחשבה עמוקה בהפקת אירוע. כיום, בעולם הדיגיטאלי והרשתות החברתיות תמונות וסרטונים רבים עולים לרשת במגוון הפלטפורמות ומעלים את קרנו של האירוע. לכן רצוי לבחור בחברות המספקות צלמים דיגיטליים מקצועיים המעבדים את התמונות לקבצים באיכות גבוהה המתאימים לאינטרנט.

איפור וביגוד אינם נדרשים בכל האירועים. אך מרבית האירועים מאויישים בדיילים ודיילות המכוונים את קהל האורחים, במלצרים המגישים את מזון והמשקאות, בברמנים וכולי. אלה הם בעצם הפנים האנושיות של האירוע.  הם מקבלים על עצמם, באופן אוטומאטי, את החלק האנושי שמייצג את האירוע. על כן עליהם להיות מסודרים, לבושים ומאופרים בהתאם לקונספט הכללי של האירוע. כדוגמא מוקצנת אם האירוע הוא בסימן שנות ה- 50, כדאי להלביש ולאפר את הצוות בסגנון התואם את התקופה, או, לחילופין, אם מדובר בכנס מכובד ובינלאומי, מראה ייצוגי יהיה יותר נאה ומתאים.   

לסיכום,

ביום של האירוע כל מה שנותר לעשות הוא להתבונן מהצד ולראות איך כל התוכניות קורמות עור וגידים לנגד עיניכם. חשוב להיות זמינים ונגישים לאנשי הצוות, גם בפלאפון וגם פנים אל פנים, על מנת לתת מענה אחראי לכל מיני הפתעות שעלולות לצוץ בדרך. דבר זה הינו אחד הדברים שהופכים הפקת אירועים רגילה להפקת אירועים איכותית. מקווים שמאמר מה זה נתן לכם מעט רעב וצידה לדרך בהפקת אירועים. מקווים שעזרנו.

אינדקס מדיה - פתרונות שיווק מתקדמים לעסק שלך

הצעד הראשון להצלחה >>

פייסבוק עסקי

לא הגיע הזמן לעשות כסף מפייסבוק?
תן לנו לבנות לך דף עסקי בפייסבוק,
לנהל אותו ולחשוף את העסק שלך
לאלפי עיניים נוספות

הצעד הראשון להצלחה >>
בוא נתחיל >>

קידום ממומן בגוגל

רוצה להיות ראשון בגוגל כאן ועכשיו?
קידום ממומן בגוגל הוא הדבר בשבילך.
אתה תקבע את התקציב - אנחנו נביא
אותך לדף ראשון!

בוא נתחיל >>
תהליך העבודה ולקוחות נבחרים >>

קידום אורגני בגוגל

מאות לקוחות מרוצים לא טועים!
צוות המומחים שלנו רק מחכה להצעיד
את העסק שלך קדימה ולהביא אותך
לדף הראשון בגוגל

תהליך העבודה ולקוחות נבחרים >>
מידע נוסף ואתרים לדוגמא >>

בניית אתרים רספונסיבים

בניית אתרים רספונסיבים מותאמים
לכל סוגי המסכים, לטלפון ולגוגל,
כולל דומיין מערכת ניהול ועיצוב מרהיב
ואישי לכל אתר

מידע נוסף ואתרים לדוגמא >>